Metodología de Investigación

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4. Requisitos del Sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional

4.1 Requisitos generales

La organización debe identificar los procesos necesarios así como poner en práctica un sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional acorde con los requisitos de la lista de verificación.

4.2 Política de gestión de la seguridad y salud ocupacional

La alta dirección debe definir la política de seguridad y salud ocupacional de la organización, debiendo ser ésta: (a) apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos de la seguridad y salud ocupacionales de sus actividades, productos o servicios; (b) comprometida con la mejora continua y prevención; (c)comprometida con el cumplimiento de la legislación y reglamentación aplicable, así como con demás requisitos asumidos por la organización; (d) la que proporcione el marco para el establecimiento y revisión de los objetivos de la seguridad y salud ocupacionales; (e) documentada, implementada y mantenida, así como comunicada a todos los trabajadores; (f) publicada para la disposición del público; (g) analizada y ajustada periódicamente?.

4.3 Planificación

4.3.1 Planificación para la identificación de peligros y evaluación y control de los riesgos

La organización debe establecer, mantener y actualizar los procedimientos para identificar los peligros, evaluar los riesgos e implementar las medidas de control. Tales aspectos deben ser considerados en la formulación de los objetivos de la seguridad y salud ocupacionales, así como estar documentados, mantenidos y actualizados.

La metodología de la organización para identificar peligros y evaluar riesgos, debe ser preventiva, permitir clasificar los riesgos y actuar sobre ellos, ser consistente con la experiencia operacional, proporcionar los requisitos de la instalación y entrenamiento, así como asegurar el monitoreo de las acciones que permitan alcanzar la eficiencia y los plazos.

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos

La organización debe establecer y mantener actualizado un procedimiento para identificar y tener acceso a los requerimientos legales, así como con demás requisitos que tiene que cumplir en razón de sus actividades, productos o servicios.

Igualmente informa de tales requisitos a sus trabajadores y demás partes interesadas.

4.3.3 Objetivos

La organización debe establecer y mantener documentados los objetivos de la seguridad y salud ocupacionales, considerando: (a) las funciones y niveles de la organización, (b) los requisitos legales y de otra índole, (c) los peligros y riesgos, (d) las opciones tecnológicos y sus requerimientos financieros, (e) la opinión de las partes interesadas, (f) su consecuencia con la política de gestión de la seguridad y salud ocupacional, (g) el compromiso de la mejora continua.

4.3.4 Programa de gestión de la seguridad y salud ocupacional

La organización debe establecer y mantener un programa para alcanzar los objetivos de la seguridad y salud ocupacionales, el cual variará ante nuevos desarrollos y actividades, productos o servicios nuevos o modificados, todo lo cual debe considerar: (a) la asignación de responsabilidades, (b) los medios y plazos para alcanzar tales objetivos.

Igualmente el programa es analizado en forma crítica y a intervalos planificados.

4.4 Implementación y operación

4.4.1 Estructura y responsabilidades

La organización debe definir las funciones, las responsabilidades y la autoridad necesarias para una mayor eficacia en la seguridad y salud ocupacional. Igualmente, debe proporcionar los recursos esenciales para su implementación y control. La alta dirección debe asignar el o los representantes con la autoridad y responsabilidad de: (a) asegurar los requerimientos para cumplir con las normas sobre seguridad y salud ocupacional, (b) estar informada del desempeño del sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional y buscar su mejora continua.

4.4.2 Entrenamiento, conocimiento y competencia

La organización debe identificar las necesidades de capacitación así como el personal apropiado que la recibe.

La organización establece y mantiene procedimientos para que los trabajadores estén conscientes de: (a) la importancia de cumplir con la política de gestión de la seguridad y salud ocupacional, (b) los impactos de la seguridad y salud ocupacionales significativos existentes o potenciales, (c) los papeles y responsabilidades que les compete para alcanzar la conformidad de la política de gestión de la seguridad y salud ocupacional, (d) las consecuencias potenciales ante el incumplimiento de los procedimientos operativos.

En particular, los trabajadores que desarrollan tareas que pueden causar impactos significativos en la seguridad y salud ocupacionales, deben contar con la capacitación necesaria para el desempeño de su labor.

4.4.3 Consulta y comunicación

La organización debe contar con los procedimientos que aseguren que la información llegue al personal pertinente. Este proceso debe estar documentado.

Los trabajadores deben ser: (a) involucrados en el desarrollo y análisis de las políticas y procedimientos para la gestión de riesgos, (b) consultados ante cualquier cambio que afecte la seguridad y salud en el local de trabajo, (c) representados en asuntos de seguridad y salud, (d) informados sobre quién es su representante y quién es el representante de la alta dirección en asuntos de seguridad y salud ocupacional.

4.4.4 Documentación

La alta dirección debe establecer y mantener la información en papel o medio electrónico para: (a) describir los elementos claves del sistema de gestión y su interrelación, (b) proporcionar orientación sobre la documentación relacionada.

4.4.5 Control de documentos y datos

La alta dirección debe establecer y mantener procedimientos para el control de los documentos y datos requeridos para la seguridad y salud ocupacional, a fin de asegurar que: (a) puedan ser localizados, (b) sean analizados, revisados y aprobados para su adecuación por personal autorizado, (c) las versiones actualizadas estén disponibles en todos los locales donde se ejecuten operaciones esenciales para la seguridad y salud ocupacional, (d) los documentos y datos obsoletos sean oportunamente removidos y se aseguren contra un uso no previsto, (e) los documentos y datos archivados o retenidos para propósitos legales o preservación de su conocimientos, deben estar adecuadamente identificados.

4.4.6 Control de las operaciones

La alta dirección debe señalar las operaciones y actividades relativas a los riesgos identificados, planificando tales actividades con opciones como: (a) estableciendo y manteniendo procedimientos documentados, (b) estipulando criterios operacionales en los procedimientos, (c) estableciendo y manteniendo procedimientos relativos a los bienes, equipos y servicios, del mismo modo comunicando a los proveedores y contratados los requisitos pertinentes, (d) estableciendo y manteniendo procedimientos para el diseño de las áreas de trabajo, de los procesos, de las instalaciones, de los equipamientos, de los procedimientos operacionales y de la organización del trabajo.

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

La alta dirección debe establecer y mantener planes y procedimientos para identificar y atender incidentes y situaciones de emergencia. También para prevenir y reducir posibles enfermedades y lesiones asociadas a ellas.

La organización debe analizar tales planes y procedimientos en particular después de la ocurrencia de incidentes y situaciones de emergencia.

La organización debe ensayar periódicamente tales procedimientos.

4.5 Verificación y acción correctiva

4.5.1 Monitoreo y medición del desempeño

La organización debe establecer y mantener procedimientos para monitorear y medir periódicamente el desempeño de la seguridad y salud ocupacional.

Estos procedimientos deben asegurar: (a) mediciones cuantitativas y cualitativas apropiadas, (b) monitoreo del grado de cumplimiento de los objetivos, (c) medidas de desempeño de la conformidad con los programas de gestión, criterios operacionales y con la legislación y reglamentos, (d) medidas de desempeño de monitoreo de accidentes, enfermedades, incidentes y otras evidencias de deficiencias, (e) el registro de datos y resultados del monitoreo y medición suficientes para el análisis de acciones correctivas y preventivas.

La organización debe establecer y mantener procedimientos para la calibración y mantenimiento de los equipos para el monitoreo y medición del desempeño, en caso de contar con ellos. Igualmente, mantener los registros y resultados de las actividades de calibración y mantenimiento.

4.5.2 Accidentes, incidentes, no conformidades y acciones correctivas y preventivas

La organización de establecer y mantener procedimientos para definir responsabilidad y autoridad para: (a) el manejo e investigación de accidentes, incidentes y no conformidades, (b) adoptar medidas para reducir las consecuencias de accidentes, incidentes y no conformidades, (c) iniciar y concluir acciones correctivas y preventivas, (d) confirmar la efectividad de tales acciones.

Los procedimientos deben requerir que las acciones correctivas y preventivas propuestas, sean analizadas antes de su implementación.

Las acciones correctivas y preventivas deben ser adecuadas a la magnitud de los problemas y proporcional al riesgo de seguridad y salud ocupacional que se haya verificado.

La organización debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos resultante de acciones correctivas y preventivas.

4.5.3 Registros y gestión de registros

La organización debe establecer y mantener procedimiento para identificar, mantener y disponer de los registros, así como de los resultados de las auditorias y de los análisis críticos.

Los registros deben ser legibles e identificables, permitir el seguimiento hacia las actividades involucradas. Deben ser archivados y mantenidos para su pronta recuperación adecuada protección. El periodo de retención debe ser establecido y registrado.

Igualmente, los registros deben ser mantenido según lo apropiado para el sistema de gestión y la organización.

4.5.4 Auditoria

La organización debe establecer y mantener un programa y procedimientos para auditorias periódicas del sistema de gestión, con el propósito de: (a) determinar si está o no conforme con las disposiciones planificadas de gestión, (b) ha sido o no debidamente implementado y mantenido, (c) es o no efectivo en el logro de la política y los objetivos de la organización.

También si: (a) permite analizar críticamente los resultados de las auditorias anteriores, (b) proporciona a la alta dirección informes sobre los resultados de las auditorias.

El programa debe basarse en los resultados de las evaluaciones de riesgos y de los informes de las auditorias anteriores.

Los procedimientos deben fijar los alcances de la auditoria, la frecuencia, las metodologías, las competencias, las responsabilidades y requisitos.

Es recomendable que las auditorias sean desarrolladas por personal independiente a quienes tienen la responsabilidad directa de la actividad evaluada.

4.6 Revisión por la Dirección

La alta dirección de la organización debe revisar el sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional, previendo el recojo de la información necesaria, a fin de asegurar su adecuación y eficacia. Igualmente debe considerar la necesidad de cambios en la política, los objetivos y componentes del sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional, en el marco de los resultados de la auditoria del sistema y de la mejora continua.